Популярные ошибки при подготовке и проведении вебинара

Организация и проведение вебинара – это не так сложно, как может показаться. Однако, если заранее не проверить основные моменты, даже самое интересное мероприятие рискует провалиться. Такой ситуации легко избежать, если придерживаться правил, которыми мы поделимся ниже.

Какие могут быть последствия?

Плохо подготовленный вебинар приводит к:

— оттоку аудитории прямо в течение лекции;

— уменьшению продаж текущих и будущих;

— падению имиджа бренда;

— срыву мероприятия.

Не стоит забывать, что сорванное или плохо-организованное событие нарушает не только ваше расписание, но и может показать пренебрежение по отношению ко времени слушателей. Смена планов обычно вызывает негативную реакцию, так как зрители специально освободили время и, возможно, заплатили за участие. В итоге, они не только не придут на следующую видеоконференцию, но и поделятся отрицательными отзывами в социальных сетях.

Чтобы вебинар с большой вероятностью прошел успешно, нужно уделить должное внимание подготовке и накануне проверить состояние оборудования, структуру доклада, а также другие составляющие выступления. Эксперты VirtualRoom разобрали самые распространенные ситуации, которых следует избегать.

Слабое продвижение

Успешную видеоконференцию невозможно провести без участников. Поэтому, прежде всего, важно привлечь аудиторию. Для этого следует организовать рекламную кампанию на различных площадках: в социальных сетях, сайтах партнеров или в коллаборации с блогерами. Также не стоит забывать и о email-рассылках по базе, чтобы привлечь постоянных клиентов.

Игнорировать состояние технического оборудования

Подключение к интернету наряду с аудио- и видеооборудованием необходимо обязательно протестировать накануне мероприятия. Без этого вебинар может просто не состояться.

Ненадежное подключение к сети приведет к задержкам и буферизации. В результате зрители не услышат или не увидят вас, а у организатора не получится отследить их действия. Проверка рабочего состояния картинки позволит избежать помех в передаче изображения, а микрофона – отсутствующего или нечеткого звука. Все это обеспечит непрерывное проведение видеоконференции.

Монотонность лекции

Монотонное изложение однозначно испортит впечатление от вебинара. Слушателю будет казаться, что он длится часами, хотя прошло только 10 минут. Лекторы, ведущие сессию без энергии энтузиазма быстро потеряют внимание аудитории. Избежать этого можно, если привнести в речь индивидуальность: цепляющие примеры из жизни, особую интонацию, жесты и мимику.

При подготовке материала докладчику следует использовать различные способы подачи и не зацикливаться только на одном:

— сочетать слайды;

— добавлять гифки и видеоролики;

— делиться результатами исследований;

— брать комментарии у приглашенных докладчиков.

Для этого ведущему необходимо заранее спланировать контент и ознакомиться с функциями платформы. Это придаст уверенности, а также позволит четко донести ключевые идеи до зрителей.

Например, в Virtual Room эксперт может настроить совместный просмотр презентаций и видео, а также отрегулировать настройки под себя: качество трансляции, уведомления и права участников.

Длинные речи

Речь спикера без увлекательных примеров и перерыва превращает вебинар в игру на выживание, где главная задача участника — дотянуть до конца. Зритель может отключиться и раньше, но если компания пообещала специальное предложение в конце, оно может стать единственным удерживающим фактором.

Длинные презентации ослабляют интерес аудитории. Поэтому несмотря на ценный контент, накануне мероприятия ведущему стоит проработать структуру выступления. Например, разбить информацию на более мелкие сегменты, среди которых останется место для интерактивных элементов и вопросов слушателей. Кроме того, в Virtual Room у лектора существует возможность обмениваться с участниками дополнительными материалами: открывать доступ к файлам и ссылкам для дальнейшего изучения. Такой шаг не только прервет монотонное выступление, но и повысит ценность участия для зрителя.

Отсутствие интерактива

Не забудьте продумать систему мотивации за активную работу слушателей, а также добавить интерактивные элементы на протяжении всей сессии. Опросы, викторины, Q/A – все это обязательно подбодрит участников. Включенный чат также поддержит вовлеченность и подтолкнет аудиторию к активному обсуждению в режиме реального времени.

VirtualRoom в этом поможет: функционал платформы позволяет провести опрос прямо во время видеоконференции, а также позволит установить доступ к чату и удалить нежелательные сообщения.

Скучная перегруженная презентация

Хаотичный визуально непривлекательный вебинар может быстро наскучить аудитории. Поэтому ведущим следует использовать наглядные ненагруженные текстом слайды, примеры с графиками, изображениями, видео. Также не стоит заполнять ими все слайды, чтобы не отвлекать участников от основной темы. Сосредоточьтесь на ключевых моментах, которые вы хотите донести и постарайтесь изложить их в понятной форме.

В работе со слайдами также поможет режим интерактивной доски в Virtual Room. Вы сможете использовать виртуальную указку, оставлять заметки и выделять до шести зон показа.

Отсутствие или несоблюдение таймлайна

При проведении видеоконференции всегда придерживайтесь временных рамок: начинайте и заканчивайте его вовремя. Это связано не только с уважением к планам аудитории, но и с ограниченным объемом внимания у слушателя. Вы рискуете потерять его интерес, прежде чем перейдете к сути, и не сможете донести свое основное сообщение.

Если случается форс-мажор обязательно, как можно заранее, предупредите об этом участников и проведите голосование с выбором новой даты. Так, вы покажете, что уважаете время зрителей и внимательно относитесь к своим обязательствам.

Пренебрежение отзывами

Отзывы можно использовать для доработки будущих вебинаров и решения повторяющихся проблем. Однако постоянные клиенты могут счесть за пренебрежение, если вы постоянно собираете обратную связь, но ничего не меняете. Удовлетворение потребностей аудитории и внимание к ее предложениям создает чувство сопричастности, побуждает оставить хороший отзыв и порекомендовать бренд.

Отсутствие запасного плана

Даже если вы проверили все предыдущие пункты, все равно может случиться что-то непредвиденное. Именно поэтому важно продумать дополнительные варианты. Это может быть как выбор второго спикера на случай болезни основного, так и запасная техника, если что-то сломается.