Как организовать и провести успешную видеоконференцию

Видеоконференции стали неотъемлемой частью повседневной жизни и корпоративных коммуникаций. Уже сегодня 79% компаний в России используют в своих офисах комплексные ВКС-решения для конференц-залов. Для успешного проведения онлайн-встречи нужно правильно к ней подготовиться. Как все организовать – читайте в нашей статье.

Чтобы понять, как подготовиться к видеоконференции, нужно определить формат встречи: обучение, совещание, презентация продукта или услуг компании, кадровые мероприятия. Каждый из форматов имеет свои особенности, которые учитываются при организации онлайн-мероприятия. Но есть и общие моменты, которые можно предусмотреть изначально. Если участникам достаточно иметь ноутбук или смартфон с простой гарнитурой, то организаторам важно найти удобную площадку, которая обеспечит:

быстрый доступ к ВКС без установки ПО,
простой процесс организации встречи,
автоматическую рассылку уведомлений,
в идеале — вечную ссылку, чтобы не создавать каждый раз мероприятие заново,
широкий функционал, который можно использовать для разных форматов встреч,
быстрое реагирование техподдержки.

ВКС для обучения

Видеоконференцию можно использовать для дистанционного обучения. Возможности неограниченные: частные уроки, групповые тренинги, образовательные курсы для широкой аудитории, обучение франчайзи в сфере продаж.

Подготовка

Загрузите все материалы. Если вы планируете проводить обучение регулярно, вам понадобится платформа, позволяющая хранить документы и презентации. Например, в личном кабинете Virtual Room можно создать библиотеку, где все материалы будут закреплены за конкретными занятиями — это существенно экономит время на подготовку.

Разошлите приглашения. Если вы работаете с большой аудиторией, обратите внимание на возможности современных сервисов. Аудиторию можно делить на сегменты и рассылать приглашения (а также напоминания о начале мероприятия) автоматически.

Предусмотрите интерактив. Главное отличие онлайн-мероприятия от «живого» урока: слушатели находятся далеко от спикера, и могут чаще отвлекаться. Настройте опросники и тесты с несложными вопросами.

В обновленном функционале платформы появились возможности поддерживать ведущего с помощью эмодзи и поднимать руку для ответа

Проверьте, есть ли у вас возможность модерировать чат. Комментарии, которые «засоряют» эфир, нужно своевременно удалять. Лучше, если у вас будет помощник, который займется техническими вопросами.

Проведение

Демонстрируйте рабочий стол, работайте с презентацией, используйте виртуальную доску. Платформа Virtual Room позволяет делить экран на 6 зон. То есть вы можете одновременно демонстрировать рабочий стол, показывать несколько разных файлов, писать на доске — и при этом не терять визуальный контакт с аудиторией. Желательно использовать виртуальную указку. Это поможет участникам сконцентрироваться на важных деталях.

Проводите опросы и тесты, практические занятия, давайте слово обучающимся. Интерактив — лучший способ “встряхнуть” аудиторию и вернуть внимание спикеру. Участники могут использовать функцию “поднятия руки”, если она предусмотрена вебинарной площадкой. Это дисциплинирует аудиторию.

Собирайте обратную связь в чатах во время занятия. Это позволит понять, эффективно ли проходит обучение.

Раздайте участникам домашнее задание. ДЗ можно разослать участникам автоматически, а если дать им доступ к личному кабинету — собрать там файлы с выполненными заданиями.

Сохраните запись. После занятия отправьте ее всем участникам. К тому же однажды записанное мероприятие можно использовать для обучения неограниченное количество раз.

Изучите статистику. Так вы сможете понимать свою эффективность и контролировать обучение. В Virtual Room данные собираются автоматически. Когда онлайн-урок закончится, у вас будет следующая информация:

кто пришел (или не пришел) на занятие,
сколько времени провел онлайн каждый из обучающихся,
активность в чате (вы увидите наиболее активных участников, поймете какие вопросы/сложности возникали у аудитории),
результаты опросов,
ответы на вопросы тестов для контроля успеваемости.

Онлайн-совещание

Обсуждение срочных проблем, планерка, брейншторм, общее собрание, переговоры, закрытые совещания — все это разные вариации рабочих встреч, которые тоже удобно проводить онлайн. Для любого из форматов можно подобрать подходящий функционал.

Подготовка

Подготовьте план совещания/переговоров. Письменно обозначьте цель встречи, ключевые вопросы. Если вам предстоят переговоры — можно использовать шаблон карточки переговоров по Кэмпу.

Назначьте секретаря. Одно из главных отличий онлайн-совещания от других онлайн-мероприятий — необходимость вести протокол собрания.

Проверьте техническую готовность. Хорошо, если ваша платформа позволяет быстро протестировать оборудование нажатием одной кнопки.

Загрузите материалы. На совещании делиться файлами может не только спикер (руководитель), но и докладчики (сотрудники). Предоставьте им возможность загрузить свои документы.

Проведение

Не забудьте включить запись. Она пригодится секретарю для составления протокола, кроме того у вас появится видеофиксация всех договоренностей.

Четко следуйте плану. Основная опасность — уйти в обсуждения второстепенных вопросов. Если во время совещания возникли новые вопросы, зафиксируйте их и отложите до следующей встречи. Следите за таймингом.

Давайте слово докладчикам, включайте/выключайте микрофоны. В онлайн-совещаниях акцент — на общении между участниками. Поэтому онлайн-площадка должна выдерживать большое количество одновременных спикеров. При этом важно, чтобы трансляция шла в высоком качестве, позволяющем всем хорошо видеть и слышать друг друга.

Выбирайте удобный режим трансляции. Расположение спикеров на экране, зоны для демонстрации и работы с файлами, чат — все это должно быть удобно расположено на экране. Например, в Virtual Room доступны 4 режима ВКС: с большой зоной для демонстраций, с открепленным окном спикеров, с крупными иконками участников, с возможностью хорошо видеть спикеров и работать с документами одновременно. При этом можно менять режим прямо во время работы трансляции одним кликом.

Подробно о возможностях ВКС в Virtual Room для проведения совещаний, конференций, брейнштормов и других форматов встреч — в этой статье.

По окончании совещания у вас должны быть:

зафиксированы все договоренности,
назначены исполнители для решения обсуждаемых вопросов.

Разошлите протокол и запись мероприятия. Все, кто не смог принять участие во встрече, смогут не только ознакомиться с выводами, но и вникнуть во все детали.

Продвижение товаров и услуг

Этот формат онлайн-встреч включает продающие вебинары и обучающие мероприятия (например, когда компании обучают франчайзи или продвижение продукта требует обучения потенциальных клиентов). В сравнении с оффлайн-мероприятием здесь много преимуществ: не нужно искать помещение, можно увеличить в разы количество участников, автоматически собрать и сохранить информацию о каждом из них.

Подготовка

Создайте регистрационную форму. Будущие участники укажут контактные данные, необходимые для дальнейшей работы. Удобно настраивать лендинг по шаблону — если позволяют возможности вебинарной платформы.

Изучите список участников до встречи. Вы сможете скорректировать выступление, отталкиваясь от особенностей аудитории.

Позаботьтесь о дизайне виртуальной комнаты. Добавьте логотип компании и другую атрибутику бренда. Например, в виртуальной комнате Virtual Room можно даже разместить баннер с активной ссылкой.

Тщательно подготовьтесь к выступлению. Оно должно быть динамичным и подводить к вашей цели: продвижению товара или услуги.

Проведение

Держите внимание участников. Акцентируйте на том, какую пользу они могут извлечь из этой встречи. Можно анонсировать бонус, который собравшиеся получат в финале.

Демонстрируйте контент. Показывайте участникам презентацию и другие материалы в хорошем качестве. Предоставьте возможность скачивать файлы, которые показываете.

Максимально используйте интерактив. Отвечайте на вопросы слушателей из чата. Чувствуете, что участники заскучали — запустите опрос или голосование. Их не обязательно готовить заранее: в Virtual Room, к примеру, можно создавать простые голосовалки и тесты по шаблонам прямо во время встречи. Кроме того, участники могут ставить «лайки» — а ведущий понимает, какие фрагменты его выступления наиболее удачны.

Предложите собравшимся небольшую скидку в конце встречи. Можно ограничить ее действие по времени — например, в течение двух недель после мероприятия.

Сохраните вебинар в личном кабинете. Запись можно использовать для анализа мероприятия и для трансляции. Предоставьте участникам доступ к записи и материалам вебинара (или сделайте рассылку).

Снова изучите аудиторию. Для аналитики после вебинара вам понадобятся следующие данные:

кто из участников досидел до конца, а кто ушел на первых минутах,
кто проявлял активность.

Так вы сможете выделить «горячий» сегмент аудитории и позже «догреть» ее до покупки продукта. Кроме того, анализ выступления позволит выявить слабые места и провести работу над ошибками.

Сделайте рекламную рассылку. Для этого потребуются контактные данные из регистрационных форм. Если позволяют возможности вебинарной платформы — разбейте аудиторию на сегменты и переносите группы участников на другие мероприятия.

Подбор персонала и другие кадровые процессы

Индивидуальные и групповые собеседования, тестирования, сбор документов — онлайн-возможности в сфере найма удобны для взаимодействия с «очными» сотрудниками и незаменимы для работы с удаленщиками.

Подготовка

Позаботьтесь о качестве трансляции. Вы должны хорошо видеть и слышать потенциальных кандидатов, чтобы принять решение о найме сотрудника. Если предполагается групповое собеседование — подберите удобный режим экрана, который позволит разглядеть каждого соискателя.

Подготовьте тестовые задания. Проводить тестирование можно прямо во время встречи.

Оформите виртуальный кабинет. Брендирование актуально не только для продаж. Вы представляете компанию — используйте для оформления атрибутику бренда.

Проведение

Это единственный формат онлайн-встречи, в котором вам важнее услышать и оценить собеседника, нежели донести до него свое выступление. При этом риск того, что участники разбегуться, не дождавшись конца мероприятия, практически исключен.

Рассказывайте о компании.

Демонстрируйте презентацию и другие материалы.

Задавайте вопросы слушателям.

Предложите участникам пройти опрос/тест. Для удобства можно расшарить экран.

Попросите соискателей продемонстрировать свои работы, если это возможно. Например, в Virtual Room делиться материалами может не только организатор, но и участники. Также, платформа позволяет собрать в личном кабинете все необходимые документы, которые можно запросить у кандидатов прямо во время встречи.

Разошлите соискателям сообщения об итогах собеседования. Это удобно сделать, если все данные о кандидатах были заранее собраны в личном кабинете.

Резюме

Видеоконференция представляет собой двустороннюю коммуникацию, где участники общаются между собой напрямую. Для ее организации необходимо хорошее интернет-соединение, специальное программное обеспечение, динамики, микрофон и видеокамера.

Чтобы подготовиться подготовиться и успешно провести мероприятие, нужно определить формат встречи, его цели, составить план выступления, предусмотреть работу с аудиторией и модерацию чата, убедиться, что вас устраивает качество видеосвязи и заранее узнать, как обращаться в техподдержку в случае технического сбоя.

Залог успешной видеоконференции – грамотная подготовка и правильный выбор платформы. Virtual Room — российская платформа, которая предоставляет широкий набор опций, удовлетворяющих самые разные запросы пользователей. Попробуйте прямо сейчас.