Как перевести мероприятие из офлайна в онлайн

Онлайн-мероприятия дают возможность людям из разных уголков мира присоединиться к процессу без физического перемещения, что расширяет охват и привлекает международную аудиторию. В связи с этим возникает потребность в адаптации физических встреч к виртуальному формату.

Преимущества

Даже если это решение вынужденное, у него все равно есть множество плюсов:

— Доступность. Благодаря онлайн-формату событие становится доступным для людей, независимо от их местоположения, что привлечению участников со всего мира.

— Экономическая эффективность. Так можно снизить или полностью избежать затрат на аренду помещения, оборудование, печатные материалы, организацию питания и транспортные услуги. Слушателям не нужно покупать билеты на поезд, оплачивать питание в дороге, гостиницу или транспорт для передвижения по городу.

— Удобство. Дистанционный формат устраняет географические барьеры и позволяет любому человеку присоединиться к мероприятию без утомительных путешествий. Кроме того, для некоторых людей такой подход снижает уровень стресса, поскольку им проще выражать свои мысли и участвовать в дискуссиях в комфортной обстановке. Кроме того, отсутствие привязки к определенному месту позволяет свободно планировать время.

— Новые перспективы. Использование различных онлайн-инструментов для интерактива: опросы, чаты, виртуальные стенды и другие настройки повышают уровень вовлеченности.

— Контроль и аналитика. Онлайн-платформы позволяют точно отслеживать посещаемость, время удержания внимания зрителей и другие ключевые показатели.

— Адаптация. Такие события легче настроить под изменяющиеся обстоятельства, они легко масштабируются для разной аудитории без значительных изменений в бюджете.

Virtual Room

Перед тем как полностью перейти в виртуальный формат, выявите цели:

— нужно провести Q&A-сессию или мастер-класс?

— какие потребности ваших слушателей в онлайн?

— почему вы решили перенести все в онлайн?

Ответы на эти вопросы помогут вам спланировать дальнейшие действия.

Выберите подходящую платформу

Выбор подходящей платформы — залог успеха любого мероприятия. Необходимо убедиться, что сервис надежен и способен справиться с ожидаемым количеством участников, чтобы предотвратить технические проблемы во время события. Рассмотрим несколько ключевых аспектов:

— Функционал. Платформа должна обеспечивать разнообразные возможности для коммуникации: чаты, видеозвонки и опросы, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие между докладчиками и зрителями. Важным преимуществом является интеграция с CRM-системами, email-сервисами, календарями и другими инструментами.

— Доступность. Необходимо, чтобы все гости могли беспрепятственно присоединиться к вебинару с использованием различных устройств, таких как компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. Кроме того, некоторые платформы позволяют настроить параметры под индивидуальные предпочтения пользователей, например, выбор размера шрифта и установку автоматических субтитров.

— Масштабируемость. Если вы планируете регулярно проводить вебинары, то платформа должна поддерживать возможность проведения видеоконференции любого масштаба — от небольшого семинара на несколько человек до крупного фестиваля.

— Безопасность. На вебинарах обрабатываются личные данные: имена, адреса электронной почты и информация о платежах. Обеспечение безопасности этой информации нужно для соблюдения законодательных норм и поддержания доверия пользователей.

Virtual Room

Техническая подготовка

Разнообразные форматы мероприятий, такие как вебинары, онлайн-конференции и рабочие встречи, могут нуждаться в различном оборудовании. Например, для интерактивного воркшопа могут понадобиться инструменты для голосования, в то время как для вебинара это не обязательно. Для презентации продукта же камеры ноутбука уже может не хватить: понадобится устройство с высоким разрешением и хорошей цветопередачей. Поэтому важно определить свои потребности заранее.

Организаторам и участникам следует ознакомиться с принципами работы платформы и техническими инструментами, пройти предварительное обучение и практику. Перед началом события рекомендуется провести тестирование всех устройств, чтобы предотвратить возможные технические сбои и обеспечить успешную трансляцию. Минимальный набор состоит из:

— компьютера;

— видеокамеры (встроенной или внешней);

— микрофона.

Адаптация

1.Адаптация офлайн-контента для онлайн-среды требует внимательной переработки с учетом особенностей цифрового пространства и интересов аудитории. Вот несколько шагов для успешного перехода:

2.Оцените, какие элементы можно перенести в онлайн с минимальными изменениями и что потребует более глубокой адаптации. Разбейте контент на модули для упрощения трансформации.

3.Изучите ЦА и определите, какой контент она предпочитает. Учитывайте возможные ограничения внимания и различия в потреблении информации.

4.Добавьте интерактивные элементы, такие как опросы, тесты, викторины и игры, чтобы поддерживать интерес и вовлечение пользователей.

5.Преобразуйте текстовый контент в визуальные формы, например, слайды, инфографику или видео. Визуализация облегчает восприятие и улучшает запоминание информации.

6.Сократите объем информации и формулируйте мысли четко и ясно. В онлайн-формате четкость и краткость – приоритетны.

В итоге переход из офлайн-формата в онлайн требует тщательной переработки контента с учетом особенностей цифровой среды. Этот процесс включает множество элементов: анализ контента и целевой аудитории, внедрение интерактивных элементов, проработка визуала и сокращение объемов информации.