Онлайн-встречи – что это, как проходят, форматы

Онлайн-встречи являются ключевым инструментом в современном деловом общении, который позволяет участникам со всего мира синхронно взаимодействовать и сотрудничать независимо от географического расположения. Их внедрение значительно снижает затраты и время на командировки, увеличивает гибкость организации рабочего процесса и способствует созданию инклюзивной рабочей среды для людей с ограниченными возможностями.

В сравнении с традиционными встречами, онлайн-формат имеет множество преимуществ. Например, он подходит для учебы, совместной работы и других событий. Однако его очень часто сравнивают с очными встречами невзирая на очевидные различия.

Различия онлайн- и офлайн-формата

Время.

Онлайн-митапы более гибкие с точки зрения организационных процессов: сокращают временные затраты на перемещение, позволяют координировать графики участников из разных часовых поясов, упрощают перенос и корректировку времени в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.

В то же время при офлайн-встречах нужно добираться до заранее забронированного места, что привносит в процесс больше логистических нюансов. Кроме того, сотрудники устают за время дороги, что может снизить потенциальную эффективность собрания.

Стоимость.

Обычно онлайн-встречи обходятся дешевле, так как устраняют расходы на аренду помещения, транспорт, проживание и питание, требующиеся при офлайн-собраниях. Да, для общения в виртуальном пространстве требуются затраты на качественное оборудование и программное обеспечение, но эти вложения однократны и окупаются в долгосрочном периоде. Также снижаются финансовые затраты сотрудников на перемещение, что позволяет сократить общие трудовые издержки.

Удобство и охват.

Участвовать в видеоконференции можно из любой точки земного шара, где есть стабильное интернет-соединение. Это избавляет слушателей от необходимости тратить время и ресурсы на передвижение, а также облегчает доступ участникам с ограниченными возможностями.

В офлайн мероприятии нужно присутствовать физически, а это может быть сложно или неудобно для некоторых участников. Также такие мероприятия могут уступать виртуальным с точки зрения охвата. Они не в состоянии захватить более широкую аудиторию количественно и географически: вместимость физических площадок ограничена.

Советы по проведению

Будьте активны и поддерживайте вовлеченность

Используйте интерактивные инструменты, такие как опросы, чаты, голосование и т.д., чтобы привлечь внимание вашей аудитории. Не забывайте про работу в группах для поддержания интереса: командная работа может быть более плодотворна, чем просто скучная презентация.

Четко обозначьте тему

Чтобы разграничить повестку сформулируйте конкретные цели и убедитесь, что они прописаны в приглашении. Выделите ключевые вопросы, чтобы участники могли заранее подготовиться к плодотворному собранию. В процессе встречи следите, чтобы дискуссия не уходила в сторону от основного плана, чтобы удерживать внимание слушателей.

Проявляйте инициативу и задавайте вопросы

Вы рискуете потерять интерес участников, если просто будете листать слайды или зачитывать текст. Поэтому активно стимулируйте обсуждение, вовлекайте в беседу каждого. Поощряйте всех коллег делиться своими мыслями и идеями, обращая особое внимание на тех, кто обычно стремится этого избежать. Ведущий докладчик также может попробовать технику «круглого стола», чтобы обеспечить для всех равную возможность высказаться и внести свой вклад в общую дискуссию.

Закладывайте перерывы

Чтобы обеспечить комфорт и отдых участников во время встречи, закладывайте короткие пятиминутные перерывы каждый час. Желательно предупредить их об этом в самом начале, чтобы они смогли эффективно планировать свое время: на прогулку, отдых от экрана или другие занятия. В также можете предложить провести несколько минут отдыха вместе: сделать легкую зарядку, посмотреть смешной ролик и т.д. Это позволит зрителям оставаться бодрыми и внимательными.