Как проводить онбординг онлайн

Онбординг — процесс введения новых сотрудников в рабочую среду. Он помогает быстрее влиться в коллектив и приступить к обязанностям. Так, согласно исследованию компании Statista, в 2023 году во всех отраслях 28% персонала работали удаленно. При этом самое большое значение было в сфере IT – 67%. По этой причине, особенно важно не пренебрегать адаптацией, так как она помогает новым сотрудникам успешно интегрироваться и эффективно выполнять свои задачи, несмотря на все сложности.

Подготовка

Важно заранее организовать доступ ко всем ресурсам, дать четкие инструкции и уделить внимание знакомству с компанией:

— Доступ. Убедитесь, что дали пароли ко всем нужным системам и программам с первого дня. Предварительно проверьте правильность учетных записей и паролей, чтобы избежать технических задержек и обеспечить плавное начало работы.

— Техническое оснащение. Предоставьте все необходимое оборудование, включая ноутбук, мониторы, наушники и другие устройства. Убедитесь, что техника доставлена и настроена, что позволит приступить к выполнению задач без задержек.

— Инструкции. Сформируйте подробное руководство, содержащее основную информацию о внутренних процессах. Добавьте пошаговые инструкции по использованию основных программ, а также контактные данные для быстрого решения вопросов.

— Обучающие программы. Создайте мини-курс или гайд, который охватывает важные аспекты пребывания в компании. Включите интерактивные элементы, чтобы проверить понимание основных обязанностей и корпоративных процедур.

— Корпоративная культура. Предоставьте материалы, которые подробно раскрывают ценности, миссию и принципы организации. Проведите онлайн-сессии с другими сотрудниками для того, чтобы новый член команды скорее сплотился с коллективом.

Первый день

Убедитесь, что все подготовлено для удаленной работы, а служащий получает четкие указания о том, как начать. Поделитесь заранее составленным расписанием, чтобы он знал, чего ожидать и как спланировать свое время.

1.Встреча с командой: организация и проведение

— Планирование. Заранее составьте план встречи и отправьте приглашения через календарь с точным указанием времени и ссылки на видеоконференцию. Включите в приглашение повестку дня или описание основных этапов, чтобы участники были готовы к обсуждению всех вопросов.

— Приветственное слово. Начните с вводного слова от руководства, чтобы создать приветливую и поддерживающую атмосферу.

— Знакомство с командой. Попросите каждого кратко представить себя и рассказать о своих обязанностях. Позвольте задавать вопросы, чтобы все могли получить интересующие ответы.

2.Представление миссии и ценностей компании

— Презентация. Разработайте краткую, но содержательную презентацию, которая раскрывает миссию, видение и ключевые ценности бизнеса. Особое внимание уделите тому, как это отражается на ежедневных делах и стратегических решениях.

— Интерактив. Добавьте вопросы для обсуждения, чтобы активизировать вовлеченность и способствовать лучшему пониманию материала: возможность задать вопросы укрепит осведомленность и мотивацию.

3.Обучение и интеграция

— Структура обучения. Составьте детализированный план обучения с указанием точных дат, времени и тем каждого тренинга и вебинара. График должен быть организован таким образом, чтобы новый сотрудник мог эффективно распределять свое время и усваивать информацию без излишней нагрузки.

— Платформы для проведения. Используйте проверенные платформы для видеоконференций со стабильным соединением и включают такие функции, как демонстрация экрана, чаты и опросы.

— Доступ к материалам. Предоставьте полный доступ к записям всех вебинаров, презентациям и обучающим материалам для самостоятельного изучения. Убедитесь, что они организованы в удобной системе, где можно легко найти и пересмотреть любую информацию.

— Поддержка. Организуйте каналы для оперативной связи: это может быть отдельный чат или форум, способствующий решению возникающих вопросов и углублению понимания материала.

4.Найдите наставника

— Ускорение адаптации. На начальном этапе наставник помогает быстрее освоиться, своевременно решать проблемы и справляться с задачами. Это особенно важно в условиях онлайн-онбординга, где возможности личного взаимодействия ограничены.

— Деловые контакты. Наставник способствует налаживанию профессиональных контактов внутри организации. В онлайн-формате стоит уделить особое внимание построению этих отношений, поскольку дистанционный режим ограничивает возможности для неформального общения и укрепления деловых отношений.

Оценка и обратная связь

Постоянный анализ процесса онбординга позволяет своевременно выявить проблемные моменты и улучшить адаптацию нового члена команды. Поэтому важно регулярно собирать отзывы и вносить необходимые корректировки для повышения его эффективности.

— Время отзывов. Проводите оценку адаптации с помощью анкеты сразу по завершении программы. Это позволит своевременно узнать о недостатках, выявить сильные стороны и области для улучшения.

— Держите руку на пульсе. Поддерживайте контакт на протяжении всего периода, регулярно уточняйте есть ли трудности и нужно ли чем-то помочь. Так вы создаете атмосферу поддержки: в условиях удаленной работы новички могут чувствовать себя отстраненным.

— Долгосрочная обратная связь. Проводите несколько этапов оценки: сразу после завершения онбординга, а затем через месяц и три месяца. Такой подход позволит оценить долговременные результаты и внести корректировки для повышения улучшения процесса в онлайн-среде.

— Индивидуальные встречи. Организуйте регулярные индивидуальные видеовстречи для обсуждения прогресса.