Как идеально провести вебинар — чек-лист

Новички найдут в этом материале план-инструкцию. Спикеры и организаторы вебинаров с опытом смогут проверить, не упускают ли они что-то действительно важное.

Неважно, с какой целью вы проводите вебинар — для обучения, презентации нового продукта или повышения лояльности аудитории — вам понадобится план действий. Придерживайтесь его, чтобы извлечь максимум пользы из этого инструмента и достичь желаемого результата.

Этап 1: Подготовка

Определите цели и задачи вебинара. Например, вы хотите собрать базу клиентов или партнеров, сделать прогрев перед покупкой, лучше узнать целевую аудиторию или провести обучающее мероприятие.

Выберите площадку для проведения вебинара.

Сейчас много как платных, так и бесплатных решений, но мы рекомендуем обратить внимание на несколько основных моментов. Вебинарная платформа должна предоставлять функционал для работы с аудиторией под ваши задачи. Для успешного проведения мероприятия, вам понадобятся:

  • простой доступ к вебинару с любых устройств без установки программного обеспечения
  • высокое качество трансляции
  • интуитивно понятное управление
  • модерация чата
  • инструменты для вовлечения аудитории
  • сбор статистики

Кроме того, нужно обратить внимание на:

  • возможность тестирования до принятия решения о работе/покупке;
  • безопасность и соответствие законодательству РФ;
  • наличие реальной техподдержки.

Попробуйте бесплатно Virtual Room.

Определите свою целевую аудиторию. Вы достигнете поставленных целей только если соберете однородную аудиторию, для которой ваша видеотрансляция будет полезной. То, что будет интересно новичкам, вызовет скуку у профессионалов и наоборот. Поэтому изначально выясните, кого вы хотите видеть на вебинаре.

Чтобы определить целевую аудиторию, ответьте на следующие вопросы:

  • как хорошо человек разбирается в теме вебинара;
  • сколько ему лет, какого он пола и социального статуса;
  • сколько он зарабатывает и чем увлекается;
  • какие у него потребности, ожидания и боли.

Чем больше деталей, тем лучше получится подготовиться и тем выше будет конверсия. Например, для вебинаров по продажам хорошим показателем считается конверсия в 20 %.

В Virtual Room есть встроенные инструменты для автоматического сбора статистики по разным параметрам. Если организатор ранее проводил вебинары на этой платформе, у него уже есть доступ к статистическим данным, которые помогут ему лучше понять свою аудиторию.

Разработайте структуру выступления. Сформулируйте основные идеи в виде тезисов, отметьте моменты, где хотите получить обратную связь. Проработайте начало и конец вебинара — они запоминаются лучше всего. Подумайте, как будете вовлекать слушателей: с помощью тестов, опросов в чате или даже шуток, если это уместно.

Соберите материалы и подготовьте текст выступления. Используйте собственный опыт и информацию из авторитетных источников, подкрепляйте цифры свежими исследованиями. Важно, чтобы все озвученные на вебинаре факты были не только интересными и актуальными для участников, но и соответствовали вашим целям.

Создайте презентацию. Не всем нравится постоянно видеть в кадре лицо ведущего, а вот возможности видеотрансляции стоит использовать по максимуму. Поэтому рекомендуем подготовить презентацию и вывести ее на экран после приветствия и знакомства с аудиторией. Не нужно дублировать в материале речь спикера — достаточно выделить основные мысли и подкрепить их инфографикой, диаграммами, результатами опросов, скриншотами и просто тематическими иллюстрациями.

Отрепетируйте выступление перед камерой. Посмотрите на себя со стороны в условиях, максимально приближенных к реальным. Так вы поймете, все ли хорошо с организацией, подачей материала, таймингом, а также выбором фона, ракурса, освещения, одежды и другими деталями.

Подготовьте к работе оборудование. Заранее зарядите ноутбук или смартфон и положите рядом зарядное устройство. Протестируйте микрофон и убедитесь, что у вас есть резервный интернет-канал помимо основного (подойдет даже мобильный 4G). Перед началом вебинара запустите все приложения и откройте в браузере вкладки, которые понадобятся во время видеотрансляции.

Используйте все доступные способы привлечения аудитории. Оптимально начинать за две-три недели до мероприятия. Можно разработать лендинг с регистрацией на вебинар, а затем рекламировать его в соцсетях с личных страниц, в группах и на других тематических площадках. Хорошо работают почтовые рассылки. Помните, что ваша задача — заполучить контакты потенциальных участников, непосредственно перед вебинаром напомнить им о видеотрансляции, а позже по тем же каналам оповещать их о новых мероприятиях.

В Virtual Room есть много инструментов для регистрации аудитории: редактируемая посадочная страница, возможность встроить форму регистрации на ваш сайт, регистрация по API, импорт участников с предыдущих мероприятий и гостевой вход.

Отправьте напоминание о начале вебинара. Можно сделать это за день до мероприятия, а затем повторить еще раз за час до начала. Двух напоминаний будет достаточно: так вы не будете выглядеть навязчивыми и одновременно предупредите всех желающих посетить вебинар, если они сами об этом не позаботились. В Virtual Room вы можете подготовить брендированные уведомления и сделать рассылки с персональными тегами.

Отрепетируйте речь. Вам нужно говорить уверенно, убедительно и держаться на одном уровне с аудиторией — например, не использовать специфическую лексику, если вебинар рассчитан на новичков и наоборот. Хорошо, если вы отрепетируете речь несколько раз и обойдетесь без экспромтов — их могут позволить себе разве что опытные ораторы. Если верите в то, о чем говорите, честны со своей аудиторией и не боитесь сложных вопросов, у вас все получится. Да, и поставьте рядом стакан воды — даже через полчаса непрерывного говорения может пересохнуть горло.

Этап 2: Проведение вебинара

Взаимодействуйте с аудиторией. Интерактив всегда вызывает интерес и помогает вовлекать слушателей. Задавайте вопросы или проводите мини-опросы в чате (когда нужно поставить «плюс» или «минус»). Если это предусмотрено темой вебинара и позволяет тайминг, отвечайте на вопросы участников. Периодически появляйтесь в камере — так зрители не смогут заподозрить вас в том, что вы показываете материал в записи, и будут охотнее идти на контакт.

В Virtual Room можно взаимодействовать с аудиторией самыми разными способами: общаться в приватном и общем чате, отвечать на вопросы и проводить опросы, используя как заготовки, так и собственные варианты. Есть возможность обмениваться файлами в реальном времени, проводить голосования и даже выводить участников вебинара в эфир.

Переведите статичные слайды в динамичный диалог. Максимально используйте все возможности платформы, чтобы «оживить» визуальный ряд и сделать его более интересным.

Virtual Room позволяет переключиться в режим интерактивной доски и выделить до шести зон показа, работать с виртуальной указкой и оставлять пометки прямо поверх открытых документов и изображений.

Используйте элементы геймификации. Игры и соревнования любят все, даже взрослые. Как использовать это на вебинаре: в начале мероприятия пообещайте отметить одного или нескольких участников за активность в обсуждениях или самый интересный вопрос. В этом тоже поможет Virtual Room: платформа умеет автоматически анализировать чат и находить самых активных комментаторов.

Еще больше информации об организации и проведении вебинаров вы найдете в этой статье

Этап 3: Подведение итогов

Оцените эффективность вебинара. Проанализируйте количество просмотров, посещений, конверсию и основные источники посетителей. Эти данные позволят узнать, было ли мероприятие интересно вашей целевой аудитории и какие площадки привели наибольшее количество лидов.

В Virtual Room доступны мощные аналитические инструменты, которые минимизируют ручные подсчеты. Вы можете узнать общее количество посетителей вебинара и тех, кто был онлайн в любой момент, процент дослушавших выступление до конца, проанализировать вопросы и ответы в чате, выявить резонансные темы, подвести итоги опросов. Вам будет доступна статистика переходов с лид-форм, список наиболее активных участников, а также зарегистрированных, но не пришедших на мероприятие. Можно выделить «горячий» сегмент аудитории, который заинтересовался вашим продуктом, и позже «догреть» его — подвести к покупке или заказу.

Вся аналитика доступна в личном кабинете Virtual Room. У пользователей Mirapolis LMS статистика автоматически передается в систему дистанционного обучения (СДО), а прослушанные видеотрансляции появляются в личном кабинете сотрудника как отдельные мероприятия или как части прослушанного курса. Менеджер по обучению может напрямую, минуя сторонние решения, получать в СДО информацию о посещении обучающих вебинаров (отношение количества посетителей к количеству зарегистрированных), собирать обратную связь от слушателей, оценивать воронку вебинара. Полученные данные можно сохранить локально — например, скачать в виде Excel-файла.

Что делать по окончании вебинара? Пошаговая инструкция в этой статье.

Соберите обратную связь. Проведите опрос и узнайте, был ли полезен вебинар, какие темы заинтересовали больше всего и что можно было бы улучшить. Оценить мероприятие можно на последних минутах или после завершения, также можно попросить оставить участников комментарии на сторонних площадках, с которых они перешли на лендинг.

Отправьте запись вебинара. Это уже стало негласным правилом хорошего тона. Так вы еще раз напомните о себе – в том числе и тем, кто зарегистрировался, но не пришел на мероприятие. Отправлять можно не только видеозапись, но и презентацию, которую подготовил спикер. В письме будет уместно пригласить участников на следующий вебинар, если он состоится в ближайшее время, или дать ссылку на тест, если вебинар был обучающим.

Платформа Virtual Room позволяет создавать автоматические рассылки с итогами вебинара, а также предоставлять запись в удобном формате: в виде отдельного файла *.mp4 или ссылки на онлайн-трансляцию (в настройках можно отключить возможность скачивания).

Запомните

  • Тщательная подготовка к вебинару — половина успеха.
  • Ставьте четкие цели и выбирайте из множества инструментов те, которые помогут их достичь.
  • Выберите вебинарную платформу, на которой будет удобно, безопасно и комфортно работать. Попробуйте Virtual Room: бесплатно протестировать возможности платформы можно прямо сейчас.
  • Заранее протестируйте оборудование и позаботьтесь о резервном доступе к интернету.
  • Не пытайтесь рассказать абсолютно все: составьте план и строго его придерживайтесь.
  • Используйте аналитику для оценки эффективности прошедшего и улучшения следующих вебинаров.
  • Поддерживайте контакт с аудиторией во время и после вебинара через тесты, опросники, рассылки, приглашения на следующие мероприятия.
  • В разумных дозах используйте юмор и элементы геймификации — они отлично работают на вовлечение.