Как организовать и провести эффективное онлайн-совещание

После пандемии способ проведения совещаний значительно изменился. Раньше предпочтение преимущественно отдавалось общению в офлайн. Сейчас же статистика показывает, что в 2024 году 25% профессиональных встреч будут проходить в виртуальном пространстве. Это значит, что для некоторых организаций удаленный формат становится новой нормой делового общения. С особенностями удаленных встреч подробно разбираемся в статье.

Основные преимущества онлайн-совещаний

Большинство (83,13%) сотрудников проводят на совещаниях треть рабочей недели. В таком случае, задача работодателя сделать эти встречи максимально комфортными и для подчиненных и для бизнеса. Вот как в этом помогает онлайн-формат:

Расширяет охват. Видеоконференции выходят за рамки географических ограничений. По этой причине у организаторов есть шанс увеличить охват своей организации, а также беспрепятственно взаимодействовать с зарубежным клиентами.

Подходит для сотрудников с ограниченными возможностями. Такой режим позволяет присутствовать участникам, которые не могут приехать из-за финансовых трудностей, проблем со здоровьем и любых других причин.

Экономит время и деньги компании. Проведение встреч онлайн сокращает расходы: бизнесу не нужно оплачивать аренду помещений, конференц-залов, а также проезд и проживание сотрудников.

Виды онлайн совещаний

Деловые встречи в виртуальном пространстве позволяют эффективно сотрудничать, несмотря на физическое расстояние. Они также могут принимать различные формы в зависимости от целей и задач, стоящих перед командой. Однако для организации гибкого рабочего процесса, необходимо разбираться в особенностях каждого формата.

Еженедельные или ежедневные митапы позволяют структурировано организовывать время командной работы, отслеживать прогресс, регулярно обсуждать текущие задачи и, при необходимости, оперативно вносить корректировки в план действий.

Сессии проектного планирования проводятся для распределения ролей в проекте, установления временных рамок и основных задач. Во время таких митапов участники делятся достижениями и затруднениями, возникшими за время работы. Это позволяет оценить общую картину и выстроить дальнейшую стратегию развития.

Брейншторм не только вид совещания, но и метод генерации новых идей и решений, при котором участники групповой дискуссии активно высказывают предложения по интересующей теме или проблеме. В процессе брейншторма участники взаимодействуют, делятся предположениями и находят подходящий вариант для решения проблемы.

Встречи с клиентами. Цели таких митапов варьируются в зависимости от контекста, но обычно нужны для обсуждения проектов, продуктов или услуг, а также для обсуждения задач с текущими или потенциальными партнерами.

Советы по проведению

Чтобы совещания стали максимально продуктивными необходимо придерживаться некоторых правил. Команда VirtualRoom собрала основные принципы, которые помогут оптимизировать весь процесс.

1. Определите повестку дня. До начала совещания задумайтесь о целях, которые предстоит реализовать. Потому что эффективность командной работы может серьезно пострадать от неструктурированных собраний, так как они просто отнимают время.

— разбейте встречу по пунктам;

— определите приоритетность каждой темы и выделите для них конкретные временные рамки;

— укажите роли участников и отправьте всем письмо с повесткой дня как минимум за 24 часа до начала.

2. Подготовьте структуру совещания. Структура поможет сконцентрировать внимание на важных вопросах и не выходить за рамки предмета обсуждения. Это, в свою очередь, уменьшает отвлекающие факторы и повышает продуктивность встречи.

3. Назначьте модератора. Модерация имеет критическое значение для виртуальных собраний и видеоконференций, где технические неполадки, такие как постоянное интернет-соединение или проблемы с аудио- и видеотрансляцией, могут способствовать недопониманию. Более того, без модератора совещание может быстро потерять структуру и превратиться в хаос. Он обеспечивает чёткое соблюдение порядка действий, разъясняет сложности и кратко излагает суть всего мероприятия.

4. Подготовьте всю техническую аппаратуру. До начала предложите проверить исправность техники и всем сотрудникам: интернет-подключение, микрофон, видеокамеру, компьютер. Убедитесь, что платформа, на которой вы проводите совещание подходит для большого количества пользователей. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций не забудьте ознакомиться с ее функционалом.

5. Установите точное время начала и окончания. Временные границы могут заметно улучшить результативность работы. Например, разделите 30-минутное совещание на отрезки по 10 минут для каждого вопроса. Так вы сохраните концентрацию внимания участников и обеспечите соблюдение запланированного хода собрания. Такой подход также демонстрирует ваше уважение ко времени коллег и желание минимизировать влияние на их рабочий день. В случае необходимости в более тщательном рассмотрении каких-либо вопросов, их можно обсудить отдельно после общего сбора.

6. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Они могут стать причиной недопонимания во время видеоконференций. Чтобы их предотвратить попросите участников уйти в тихое помещение, а также отключить микрофоны и не включать их в течение всего совещания, пока этого не попросит модератор. Выступающие также должны находиться в хорошо освещенной и тихой комнате.

7. Поделитесь основными тезисами и заметками по итогам совещания. Какой бы продуктивной не была встреча информация после может очень быстро забыться. Чтобы этого избежать, обязательно отправьте сотрудникам сжатый пересказ основных итогов. Опишите запланированные шаги по каждому вопросу, включая оговоренные сроки и укажите лиц, задействованных в их реализации.