Правильная подготовка мероприятия – залог успеха

Нет такого понятия, как мгновенный вебинар.

В наш век технологий и мгновенного удовлетворения потребностей, мы часто встречаем создателей вебинаров, которые совершают большую ошибку, считая, что их вебинар-платформа будет читать их мысли, сама все сделает согласно их пожеланиям, в результате чего они незамедлительно получат безупречное мероприятие для сотен или тысяч слушателей. Так думать опасно.

Подготовку мероприятия для большой аудитории никогда нельзя оставлять на последние минуты. К примеру, организатор живого мероприятия всегда заранее посещает место его проведения для проверки, а потом приходит заблаговременно, чтобы убедиться в том, что все установлено правильно, согласно инструкциям. То же самое справедливо и для виртуального мероприятия.

Как минимум создатель виртуального мероприятия должен проводить время в виртуальной комнате, обустраивая ее заранее, проводить репетиции со всеми спикерами, модераторами и организаторами, и, наконец, провести 30-минутную конференцию с ведущими и организаторами непосредственно перед началом мероприятия.

Уделив этому совсем немного времени, вы сможете избежать провала вашего виртуального мероприятия.

7 причин готовиться, проводить «инспекцию рабочей площадки» и репетировать ваше виртуальное мероприятие.

1. Проверьте качество звука ведущего

Многое может негативно повлиять на качество звука. Убедитесь, что все спикеры используют во время репетиции точно такое же оборудование, как то, которым они будут пользоваться во время живого мероприятия. Это, в том числе, компьютер, мобильное устройство и микрофон с наушниками. Не рекомендуется беспроводная связь как для телефона, так и для компьютера, и, конечно, ни в коем случае нельзя использовать спикерфон (микрофон с громкоговорителем для двусторонней телефонной связи).

2. Убедитесь в том, что спикер понимает, как пользоваться платформой

Если ваш ведущий не имеет большого опыта в работе с конкретной вебинар-платформой, которой вы пользуетесь, выделите время на то, чтобы провести для него мастер-класс, даже если в общем он имеет большой опыт. Всегда не очень удобно сидеть за рулем чужой машины, и такие же неудобства может испытывать человек, которому необходимо найти нужную кнопку в виртуальной комнате, которая ему пока незнакома.

3. Загрузите и проверьте все слайды

Загрузка слайдов за 15 минут до начала мероприятия – это, мягко говоря, рискованное дело (особенно если это большой файл, на загрузку которого может уйти какое-то время). Побеспокойтесь о том, чтобы загрузить их во время репетиции и просмотреть их все, проверить, не нужно ли отформатировать текст или изображения. Сделайте все необходимые изменения на панели инструментов, загрузите их заново перед предварительной конференцией, и перепроверьте.

4. Убедитесь в том, что все стороны знают, как попасть на ваше мероприятие

Репетиция даст всем вашим спикерам, организаторам и модераторам шанс «найти» вас – найти информацию для входа, попрактиковаться в регистрации, загрузить дополнительные программы для ведущего и разобраться со всеми возможными техническими трудностями, связанными с браузерами и т.д. Ведь последнее, что вам нужно в день мероприятия – это «потерявшийся» ведущий!

5. Проверьте ход мероприятия и настройки комнаты

Подготовьте заранее все опросы, чаты, конкурсы или многочисленные презентации, которые вы будете использовать, побеспокойтесь о функциональности макетов и соберите макеты в нужной последовательности. Это обеспечит плавное течение вебинара и позволит избежать необходимости «вылавливать» материалы во время мероприятия.

6. Подготовьте ваше «закулисье» и познакомьте с ним всех организаторов, ведущих и модераторов

Область «Только для ведущих» – это ваша личная область за кулисами мероприятия для организаторов и ведущих.

Это – замечательное место для чата ведущих и контроля слушателей. Так вы сможете координировать действия, не прерывая хода мероприятия, обеспечить для ведущего возможность вида панели чата и любых заметок или напоминаний, которые вы можете оставить для ваших спикеров или модераторов. Напомните вашим ведущим, что они должны следить за тем, что происходит «за кулисами», на случай, если вам понадобиться связаться с ними в тот момент, когда они ведут мероприятие.

7. Иметь «аварийный» план и поделиться им со всей организационной группой вебинара

Виртуальное мероприятие может пойти не так: то же самое может случиться и в реальной жизни. Продумайте, что вы будете делать, если… ваш провайдер вдруг отключил интернет… если сломался компьютер вашего спикера… если ваш ведущий случайно перезагрузился или завис… если у вас пропадет звук… и т.д. Любой ведущий, даже имеющий огромный опыт проведения вебинаров, сталкивался со многими подобными неприятностями! Не оставляйте детали вашего виртуального мероприятия на последние 15 минут перед его началом, потому что небрежное проведение вебинаров может создать вам большие проблемы. Удачи, и пусть ваш следующий вебинар пройдет, как по маслу!