Как сделать онлайн-совещание продуктивным

Начинайте виртуальную встречу вовремя

Реальные мероприятия не всегда стартуют в назначенный час, но с онлайн-мероприятиями это происходит чаще. Чтобы избежать опозданий, укажите в приглашениях, что участники конференции должны прибыть в виртуальную комнату между 13:50 и 14:00, а обсуждение первого пункта повестки встречи начнется ровно в 14:00. Всегда начинайте совещание вовремя. Если люди знают, что у них есть 10 минут для того, чтобы пообщаться с другими участниками, освоиться в виртуальной комнате, подготовить необходимые материалы и проверить настройки, большинство из них подключатся к мероприятию в указанное время.

Помните о часовых поясах

Если вы встречаетесь с людьми, находящимися в разных временных зонах, всегда указывайте в приглашениях, что встреча начинается в 14:00 по московскому времени (или лондонскому). Привязывайте к любому крупному городу, который наиболее близок вашим участникам, но обязательно уточняйте этот момент. Если ваше совещание состоит из нескольких частей и растягивается на несколько дней, обязательно проверьте, чтобы время его проведения было удобным для всех участников.

У совещания должен быть председатель

Для онлайн совещания структура важнее, чем для традиционной встречи. Здесь обязательно необходим человек, который будет следить за ходом мероприятия и поворачивать его в нужное русло.

Укорачивайте онлайн встречу

Не затягивайте мероприятие. Четкое следование пунктам повестки дня и хорошая подготовка – ключевые моменты онлайн встречи, помогающие сделать совещание максимально коротким и продуктивным.

Держите нужные файлы наготове и не отвлекайтесь на посторонние вещи

Если вы планируете демонстрировать файлы или скриншоты участникам мероприятия, обязательно держите данные материалы под рукой. Оптимальное место – ваш рабочий стол.

Когда вы проводите онлайн-встречу, необходимо устранить все возможные отвлекающие факторы. Даже если в данный момент вы не говорите, а демонстрируете видео ролик, не позволяйте кому-либо заходить в помещение, где вы находитесь. Когда встреча проходит вживую, ваше физическое присутствие в аудитории дает вам несколько дополнительных баллов, даже если вы смотрите в окно или бессознательно чертите что-то на бумаге. На многих совещаниях участники постоянно отвлекаются на телефонные звонки. В случае онлайн мероприятия, это выглядит в 10 раз более непрофессионально, чем на личной встрече.

Закройте все приложения, которыми вы не будете пользоваться в течение встречи. Например, Skype или ICQ, и не забудьте переключить мобильный телефон в режим «без звука».

На встречах онлайн, особенно в процессе совместной работы, ведущему нередко приходится отводить глаза от камеры. Потеря зрительного контакта может привести к тому, что слушатели видят, что вы заняты чем-то посторонним и отвлекаются сами.

Если вы проводите совещание, очень важно объяснять своим коллегам, что именно вы делаете в данный момент: выбираете нужный документ, переключаетесь между экранами и приложениями, которые хотите продемонстрировать аудитории. Это нужно для того, чтобы удерживать внимание участников и дать им почувствовать, что они тоже вовлечены в процесс.

Перезагрузите свой компьютер за 10-15 минут до начала мероприятия

Если вы знаете, что ваш компьютер имеет свойство периодически зависать, перезагрузите его заранее. Вряд ли вы захотите, чтобы вся аудитория томилась в ожидании, пока вы делаете это во время вебинара. К тому же, если ваша техника зависнет, то вы не сможете сказать об этом участникам, пока не перезагрузите ее.

Рассылайте напоминания.

Особенно важно сделать это за 30 минут до начала мероприятия. Не забудьте включить в письмо информацию, необходимую для быстрого входа в виртуальную комнату и краткое описание повестки дня. Попросите участников распечатать повестку и держать ее перед собой.

Проверьте звук

Если проблемы со связью приводят к тому, что ваше изображение слегка «подвисает» – это не так страшно. А вот если люди не смогут понять, что вы говорите, ваше участие в онлайн-совещании будет абсолютно непродуктивным.

Не перегружайте мероприятие

Не пытайтесь проводить видео конференцию, в то время как другой участник хочет продемонстрировать целый DVD с данными. В большинстве случаев скорость загрузки – слабое место. Голос особенно чувствителен к скорости соединения, поэтому, если у вас проблемы со связью, используйте гарнитуру – так больше шансов, что вас услышат, и вы будете слышать все, что говорят.

Отправляйте резюмирующие письма

В реальных встречах, самые важные события иногда происходят после того, как мероприятие закончилось. Люди говорят о том, что они планируют делать, уточняют, кто за что отвечает и так далее. Если задачи, сформированные в ходе совещания, можно суммировать коротко и просто, упомяните их, подводя итоги встречи. В любом случае, каждый участник совещания должен получить письмо со списком принятых решений и ответственных за выполнение задач. Это поможет внести окончательную ясность и избежать недопонимания.

Как спорить, дискутировать, обсуждать и выражать несогласие на онлайн встречах

Споры на совещаниях – отличный вариант для рождения истины, но на онлайн мероприятиях у вас не получится спорить с участниками так, как это делается на реальных встречах. Особенно, если ваши аргументы сложны и требуют весомых доказательств. Конечно, спорить по-прежнему нужно, но делать это необходимо очень осторожно, стараясь быть предельно вежливым. Невербальное общение – не самый подходящий способ ведения жарких дискуссий. Если ваша точка зрения не является ключевой для результатов совещания, просто скажите о том, что у вас есть альтернативный взгляд, предложите обсудить его позже или опишите свою позицию в письме, которое вы можете разослать участникам по электронной почте.

Старайтесь принимать во внимание мнение всех участников. Это поможет показать, что вы понимаете то, о чем они говорят. Используйте фразы типа «Я понимаю, почему вы считаете это важным» и «Я могу оценить это с вашей точки зрения». Демонстрируйте, что вы стремитесь понять позицию каждого участника, это поможет вам, в свою очередь, объяснить им вашу точку зрения.

Подготовьтесь, прежде чем высказать свое мнение или аргумент

Никогда не начинайте говорить, если ваша идея не сформулирована полностью. Одно из преимуществ онлайн-совещания в том, что ваши оппозиционеры не видят, как вы готовите для них письменные контраргументы. Помните о том, что все ваши фразы должны быть четкими, краткими и убедительными.

Если вы – организатор и ведущий совещания, и столкнулись с несогласием двух участников, дайте высказаться каждому из них. Затем сделайте соответствующие выводы и суммируйте в чем суть каждой точки зрения. Так, чтобы участники поняли, что их точка зрения услышана и принята во внимание.

Короткие телефонные звонки нескольким участникам после окончания совещания помогут вам убедиться, что у них не возникло негативных ощущений от встречи, и даст им еще один шанс высказать свою точку зрения, которую вы обобщите в протоколе совещания. Такие моменты помогают в дальнейших взаимодействиях с коллегами, укрепляя отношения в коллективе.

Смотрите в камеру

Представляйте свою аудиторию и смотрите прямо в камеру. Если нужно, сделайте коллаж из фотографий участников. Визуальный контакт – важная часть человеческого общения, и если вы смотрите по сторонам, то внимание слушателей теряется. Если на совещании есть как участники, присутствующие в аудитории вживую, так и те, которые смотрят конференцию с помощью Интернета, вы не сможете уделять внимание всем одновременно. В данном случае предпочтительнее смотреть в камеру. И не забудьте отрегулировать освещение так, чтобы хорошо было видно ваше лицо.

Установите фон, который не будет отвлекать

Отнеситесь очень внимательно к тому, что находится позади вас, а также к тому, что лежит на вашем столе. Уберите все лишнее. Позаботьтесь о том, чтобы за вашей спиной не ходили люди. Это не просто отвлекает, а выглядит крайне непрофессионально и может быть неприятно вашим коллегам. Новостные программы любят демонстрировать, как штатные аналитики работают за спинами ведущих. Но в идеале, ваше рабочее место должно быть расположено так, чтобы позади вас не было абсолютно никого. Если вы находитесь дома или в таком месте офиса, в котором не можете обеспечить приемлемый фон, то повесьте шторку пастельного цвета, позаимствуйте офисную доску или поставьте на стул у себя за спиной большой цветок.

Проверьте, как работает оборудование вашего ноутбука

Внешняя камера, возможно, обеспечит вам большую гибкость и качество изображения, чем встроенная. Потратьте какое-то количество времени на то, чтобы понять, как ваша камера регулирует баланс белого. Это не так сложно, а в конечном итоге вы будете выглядеть более профессионально.

Вместо того чтобы использовать микрофон и динамики, уже имеющиеся в вашем ноутбуке, позаботьтесь о хороших качественных наушниках и микрофоне с подавлением шумов. Подобные устройства стоят не столь дорого, и они пригодятся вам при разговорах по Скайпу, просмотре тренингов или других видеоматериалов в офисе. Если вы все же предпочитаете использовать оборудование, которое установлено в ноутбуке, постарайтесь производить как можно меньше шума во время совещания. Закройте окно, отключите все устройства, производящие какие-либо звуки. Качество аудио сопровождения имеет огромное значение – намного большее, чем качество видео. Если каждый раз, когда вы начнете говорить, участники будут слышать эхо или гул ветра (иногда вентилятор ноутбука производит подобный шум), это будет отвлекать участников от того, что вы говорите. И обязательно учтите тот факт, что звуки, которые вы научились игнорировать, могут сильно отвлекать остальных участников совещания.

Смотрите в камеру

Представляйте свою аудиторию и смотрите прямо в камеру. Если нужно, сделайте коллаж из фотографий участников. Визуальный контакт – важная часть человеческого общения, и если вы смотрите по сторонам, то внимание слушателей теряется. Если на совещании есть как участники, присутствующие в аудитории вживую, так и те, которые смотрят конференцию с помощью Интернета, вы не сможете уделять внимание всем одновременно. В данном случае предпочтительнее смотреть в камеру. И не забудьте отрегулировать освещение так, чтобы хорошо было видно ваше лицо.

Готовьтесь к онлайн встрече

Причина, по которой вы проводите совещание онлайн – экономия времени и расходов на путешествие. Потратьте сэкономленное время на подготовку к мероприятию, особенно, если организация онлайн-встреч для вас – дело новое. Запишите основные пункты повестки дня и выпишите ключевые моменты, которые необходимо обсудить. Составьте четкий план, которого будете придерживаться на совещании.

Первую часть совещания, в которой вы обрисовываете цели его проведения и рассказываете о повестке, можно предварительно написать – слово в слово. Если вы прочитаете свои записи медленно и четко в самом начале встречи, у участников сложится впечатление, что совещание тщательно спланированно и хорошо подготовлено. Чем естественней будет звучать ваш голос, тем лучше. Но даже вариант чтения с листа является более стоящим, чем постоянные «ммм» и другие ненужные междометия.

Техника ведения презентаций

Ваше онлайн совещание будет более эффективным, если ваши слайды PowerPoint будут простыми и немногословными. Отразите на них только ключевые моменты, к которым на совещании вы дадите расширенные комментарии. Ваш рассказ должен быть четким, используйте правильные эмоции, тон голоса, темп речи. Демонстрируйте слайды только тогда, когда они действительно помогают донести вашу идею. Если вы целиком полагаетесь на слайды, то ваше взаимодействие с аудиторией будет менее эффективным.

Ведите протокол

Приготовьте макет документа заранее, корректируйте по ходу мероприятия в зависимости от его результатов и рассылайте сразу после окончания встречи. Быстрое распространение протокола совещания и всех важных записей, связанных с ним, является одним из преимуществ онлайн встреч перед реальными совещаниями, когда участники получают необходимые материалы только через несколько дней. Воспользуйтесь этим преимуществом и обеспечьте участников информацией о том, какие действия должны быть предприняты ими в ближайшее время.