Если на вебинаре все пошло не так

Даже самый аккуратный и хорошо подготовленный организатор вебинаров время от времени сталкивается с непредвиденными «аварийными» ситуациями. Разница между «аварийным спасением» вебинара и наблюдением за тем, как «рушится» ваше мероприятие, состоит в том, чтобы иметь хорошо продуманный Аварийный План Спасения. Некоторые, самые распространенные непредвиденные ситуации могут выглядеть как небольшой импульс на радаре (иногда ваши слушатели вообще могут их не заметить). Или же они могут очень быстро распространиться – небольшой огонек может превратиться в бушующее пламя, в котором может сгореть все время, старания и деньги, которые вы потратили на организацию и рекламу вебинара. Заранее подготовленный Аварийный План – это разница между крошечным импульсом и полным крахом.

Вот 8 элементов нашего Аварийного Плана, которые мы разработали в результате слажных вебинаров. Они могут пригодиться вам для вашего собственного плана.

Всегда имейте запасной источник интернета на всякий случай

В том случае, если вы используете wi-fi во время проведения вебинара, необходимо предусмотреть другой источник. Например, 3G-модем или проводной интернет – на тот случай, если ваш основной провайдер вдруг отключится во время вашего вебинара. Это может случиться до вебинара или во время него. Удостоверьтесь в том, что ваша запасная линия имеет ту же пропускную способность, что и основная, и что вы знаете, как быстро к ней подключиться. Если вы вдруг пропадете, сообщите об этом вашему помощнику на вебинаре, чтобы он предупредил слушателей и попросил их не расходиться, пока вы решаете технические проблемы.

Убедитесь в том, что у ваших спикеров есть гарнитура

Если вы планируете передавать звук, используя универсальный встроенный микрофон, может случиться две вещи – или менеджер вебинара забудет заранее все настроить, или же встроенный звук внезапно потеряет связь с комнатой вебинара. На то, чтобы установить или восстановить настройки звука, у вас уйдет минимум 5 минут, при этом связь с участниками вебинара, скорее всего, будет утеряна. Поэтому, если вы только что авторизовались для вашей конференции и понимаете, что это случилось, у вас, возможно, просто не хватит времени на то, чтобы «выгнать» всех из комнаты, восстановить связь и пригласить всех обратно. Поэтому попросите ваших спикеров приобрести гарнитуру и заранее ее настроить.

Убедитесь, что мобильные телефоны ваших спикеров включены и доступны

Несмотря на то, что мобильные телефоны часто отвлекают спикера во время вебинара, они могут быть бесценны в качестве запасного источника связи для вашего спикера, если у него вдруг пропадет связь в вебинаре. Просто убедитесь, что звонок мобильного телефона у них отключен, когда он лежит рядом. Некоторые спикеры могут заранее позвонить организатору по мобильному и просто отключить звук, так они не будут терять времени, набирая номер во время мероприятия, если им вдруг потребуется воспользоваться мобильным.

Попросите ваших спикеров включить второй компьютер и войти с него на вебинар

Это общепринятая практика: когда у вашего главного спикера включено и авторизовано в виртуальной комнате сразу два компьютера, если позволяют возможности. В этом случае, если его главный компьютер сломается или зависнет, он просто может перейти на второй и продолжить, как будто ничего не произошло.

Напомните вашим спикерам о том, чтобы они предоставили вам доступ к копии их презентации

Если у вашего спикера нет возможности обеспечить себе доступ к мероприятию сразу на двух компьютерах, или если у него вдруг пропадет интернет и сразу два компьютера станут бесполезны, копия слайдов позволит ему продолжить презентацию (по телефону, например). Он может объявлять: «Следующий слайд, пожалуйста», когда ему нужно перейти к следующему слайду, слайды будет менять организатор или модератор. Несколько раз нечто подобное случалось с опытными ведущими, и никто из слушателей ничего не заметил, лишь то, что добавились новые слова: «Следующий слайд, пожалуйста».

Подготовьте вашу команду и спикеров согласно вашему Аварийному Плану и попросите их сохранять спокойствие

Убедитесь, что ваша команда и спикеры понимают, что такое Аварийный План и какие шаги они должны предпринять в каждом случае. Если у вас есть План Б, попросите спикеров и команду не нервничать и действовать по нему. Эта проблема не должна как-то повлиять на слушателей. Очень часто слушатели даже не замечают, что вы за кулисами незаметно перешли на План Б. Зачем же обращать на это их внимание, если этого делать не обязательно?

Имейте план аварийной аудио- и видео-связи с вашими слушателями

Если у вас произошло нечто, что может повлиять на задержку аудио- или видео-связи и это заметили ваши слушатели, у вас должен быть план. Если ваша главная аудио-трансляция внезапно обрывается и нужно перезвонить спикеру – в любом случае, вам придется прерваться и это вызовет задержку. В этом случае мы предлагаем воспользоваться панелью Заметок или Чатом, чтобы визуально общаться с вашими слушателями и держать их в курсе того, что произошло и что им нужно сделать. Вы также можете придумать голосование, игру или забавное упражнение, чтобы взаимодействовать с ними, пока они ожидают возобновления вебинара. Если пропал звук, важно поддерживать визуальную связь, чтобы слушатели не чувствовали себя одинокими и потерявшими связь. Если пропало изображение, тогда выступите с аудио-объявлением (это может сделать кто-нибудь из вашей команды). Всего лишь через 3-5 секунд молчания или потери связи в виртуальной комнате ваши слушатели начнут покидать вас.

Перестаньте извиняться

Наконец, мы просим своих ведущих не извиняться за технические трудности снова и снова. Уместно будет в случае необходимости кратко признать, что проблема существует, сообщить слушателям обо всех изменениях, которые им нужно будет произвести, извиниться и ПРОДОЛЖАТЬ. Нет никакой необходимости без конца возвращаться к технической проблеме, если все было решено. Слушатели забыли о ней. Кроме того, любые другие слушатели, которые могли присоединиться к вам после технических неполадок, понятия не имеют, о чем вы говорите. Еще более важно, чтобы вы не напоминали каждому о негативных моментах перед тем, как закончить вебинар, – пусть все закончится на позитивной ноте и ваши слушатели запомнят лишь отличный контент, а не этот пустяк.